Deine spürbare Entlastung im Bereich Back Office & Travel Management
Als virtuelle Assistenz unterstütze ich dich als Unternehmer:in genau in diesen Themengebieten, so dass du dich wieder konzentriert deinem Kernbusiness widmen kannst und wertvolle Zeit für die wesentlichen Dinge in deinem Leben gewinnst.
Vielleicht kommt dir dieses Szenario bekannt vor:
Ein Meeting jagt das nächste. Unangekündigte Telefonate, Kundenanfragen häufen sich, der Schreibtisch quillt über und es bleibt kaum Vorbereitungszeit für die nächsten Projekte. Die To-Do-Liste wird immer länger, Stress steht an der Tagesordnung, die „Work-Life-Balance“ ist ein Fremdwort für dich. Als Führungskraft mit umfassender Verantwortung kennst du diese herausfordernden Situationen, welche nicht nur wertvolle Lebenszeit rauben, sondern langfristig auch die Gesundheit schädigen.
Selbständig zu sein bedeutet in keiner Weise, dass du alles selbst tun musst! Ganz im Gegenteil!
Denn, wie schön wäre es also, wenn du all´ diese zeit- und nervenraubenden Aufgaben und Tätigkeiten an eine Assistenz deines Vertrauens abgeben könntest?
Stell´ dir vor, dass diese Aufgaben der Vergangenheit angehören und du dich endlich wieder ganz fokussiert deinem Kerngeschäft widmen kannst.
Welch´ befreiendes Gefühl ist es, die abgegebenen Aufgaben in vertrauten Händen zu wissen.
"Wer sich dem Notwendigsten widmet, geht überall am sichersten zum Ziel.“
In diesen Bereichen unterstütze ich dich:
Backoffice
Ich unterstütze dich bei deiner Terminkoordination, im Kalender- und E-Mail Management, Kundenservice, Angebotserstellung sowie Auftragsbearbeitung oder Rechnungserstellung und -bearbeitung.
Weitere Themengebiete:
Transkriptionen
Korrekturlesen
Einkauf- & Beschaffungsmanagement
Datenerfassung, -analyse und –pflege
Reservierungen aller Art
Travel Management
Als virtuelle Assistenz nehme ich dir folgende Aufgaben ab: Vorbereitung und Buchung der Reise (inkl. Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen), Travel Risk Management sowie die Entwicklung einer Reisestrategie. Zudem analysiere ich deine Reisekosten und optimiere Geschäftsreiseprozesse.
Wie läuft unsere gemeinsame Zusammenarbeit ab?
kennenlerngespräch
Buche gerne ein erstes gemeinsames Gespräch, welches dem gegenseitigen Kennenlernen dient. So kannst du mir deine Wünsche und Ziele genauer erklären.
Briefing
Definiere deinen Tätigkeitsbereich und führe eine Bedarfsanalyse durch. Teile mir gerne alle Aufgaben- und Themenbereiche zusammen, welche du an mich abgeben möchtest. Diese besprechen wir im Nachgang detailliert, ebenso die Kernelemente unserer gemeinsamen Zusammenarbeit.
Angebotserstellung
Auf Basis aller Informationen erstelle ich dir ein auf dich und deine Bedürfnisse sowie Ziele abgestimmtes Angebot. Nach deiner Bestätigung erhältst du per E-Mail die Auftragsbestätigung inklusive dem Dienstleistungs- und Auftragsverarbeitungsvertrag.
Zusammenarbeit
Nach einer Arbeitseinweisung bearbeite ich die vereinbarten Aufgaben mit größter Sorgfalt. Notwendige Unterlagen und Informationen sowie benötigte Berechtigungen lässt du mir am besten vorab zukommen.
Und um deine Geschäftsziele effektiv zu erreichen, komme ich, als Virtuelle Assistenz, ins Spiel!
Mehr Zeit für die wesentlichen Dinge
Welch´ schönes Gefühl wäre es, wenn du endlich einen entspannten Urlaub verbringen kannst, ohne ständig die Arbeit im Nacken zu haben. Dass du deine neu gewonnene Zeit für die Realisierung neuer Projekte und Ziele investieren kannst, um dein Unternehmen auf das nächste Level zu bringen. Du hast Zeit, dich voll und ganz auf dein eigentliches Kerngeschäft zu fokussieren. Hobbys müssen nicht mehr hintenanstehen, da du über mehr freie Ressourcen verfügst, um deine Work-Life-Balance endlich zu leben.
Weniger Kosten und hervorragende Leistung
Stell´ dir vor, dass du nur tatsächlich erbrachte Leistungen bezahlst und diese auch noch hochmotiviert von mir bearbeitet werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Es entfallen zudem hohe Personalkosten oder auch sonstige finanzielle Leistungen, wie bspw. Weihnachtsgeld oder Sozialversicherungsbeiträge. Zudem sparst du sämtliche IT-Ausstattung ein, da ich die Arbeitsaufträge mit eigener Technologie bearbeite.
Umsätze steigern
Durch meine Unterstützung sparst du nicht nur Kosten, sondern gewinnst neben wertvoller Zeit auch noch mehr Geld. Wie das? Ich nehme dir zeitaufwändige Aufgaben ab, welche deinen Arbeitsflow bremsen. Durch mehr Ausgeglichenheit, freie Zeitfenster für deine Kernaufgabe und dies spiegelt sich wiederum in deinen Umsatzzahlen wider.
Mehr Flexibilität
Der Einsatz erfolgt nach Bedarf, bspw. bezogen auf ein von dir präferiertes Projekt, Vertretung für Notfälle oder auf Stundenbasis. Der Einsatz kann flexibel erfolgen, was kurzfristige Projektentlastung ermöglicht, welche gerne in eine langfristige Zusammenarbeit fließen kann.
Unternehmerisches Verständnis
Als Unternehmerin weiß ich um die wesentliche Kernaspekte und Strukturen eines Unternehmens, weshalb mir deine strategischen und operativen Herausforderungen sehr bewusst sind und ich hochmotiviert bin, nur die besten Ergebnisse an meine Kunden:innen zu liefern.
Ein vertrauensvolles Verhältnis zu dir ist mir sehr wichtig. Gemeinsam mit meiner Datenschutzbeauftragten habe ich ein umfassendes Datenschutzkonzept auf Basis der DSGVO entwickelt. Du erhältst gemeinsam mit der Auftragsbestätigung eine Verschwiegenheitserklärung und die TOMs (technisch organisatorische Maßnahmen).
Wie erfolgt die Bezahlung?
Zum Monatsende sende ich dir per E-Mail die Endabrechnung der geleisteten Tätigkeit und des zuvor gemeinsam abgesprochenen Angebots.
Ich wünsche mir eine Leistung, die in deinem Repertoire als virtuelle Assistenz nicht aufgeführt ist, was nun?
Nehme gerne Kontakt zu mir auf, damit ich individuell auf deine Bedürfnisse und Wünsche eingehen kann.
Wie erfolgt die Kommunikation?
Eine regelmäßige, offene und ehrliche Kommunikation gehören zu meinem Standard. Gerne vereinbaren wir bereits im Voraus Termine, damit ich dich regelmäßig über den aktuellen Stand informiere. Die Kommunikation erfolgt telefonisch, per Mail oder WhatsApp Business.
