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Deine spürbare Entlastung in den Bereichen Backoffice, Buchhaltung & Controlling

Als virtuelle Assistentin unterstütze ich dich als Unternehmer:in genau in diesen Themengebieten, so dass du dich wieder fokussiert deinem Kernbusiness widmen kannst und wertvolle Zeit für die wesentlichen Dinge in deinem Leben gewinnst.

Dabei unterstütze ich dich

Vielleicht kommt dir dieses Szenario bekannt vor:

Ein Meeting jagt das nächste. Unangekündigte Telefonate, dein Posteingang quillt über, auf deinem Schreibtisch stapeln sich Aktenordner und du hast keine Kapazitäten für neue Projekte. Die To-Do-Liste wird immer länger, Stress steht an der Tagesordnung, die „Work-Life-Balance“ ist ein Fremdwort für dich. Als Unternehmer:in mit umfassender Verantwortung kennst du diese herausfordernden Situationen, welche nicht nur wertvolle Lebenszeit rauben, sondern langfristig auch deine Gesundheit schädigen können.
Selbstständig zu sein bedeutet nicht, dass du alles selbst tun musst! Ganz im Gegenteil!
"Wer sich dem Notwendigsten widmet, geht überall am sichersten zum Ziel.“

In diesen Bereichen unterstütze ich dich:

Buchhaltung & Controlling
Backoffice
Travel-Management
Vorbereitende und automatisierte Buchhaltung mit Lexoffice oder einem Programm deiner Wahl
Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchung sämtlicher Geschäftsfälle
Erstellung und Übermittlung von Meldungen an Behörden (z. B. UVAs, ZMs, INTRASTAT)
Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
Abstimmung und Führung der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung sowie Bank und Kasse
Mahnwesen und Überwachung der Zahlungseingäng
Planung und Durchführung des Zahlungsverkehrs im In- und Ausland
Verwaltung von Vorauszahlungs- und Gewährleistungsbürgschaften
Liquiditäts- und Krisenmanagement
Erstellung von Kostenplänen, Budgets und Prognosen
Prozess- und Schwachstellenanalyse sowie Optimierung
Analyse der Unternehmenszahlen 
Schnittstelle zu Finanzämtern, Anwälten, Wirtschafts- und Betriebsprüfern, Steuerberatern, Sozialversicherungen etc.
Erstellung von Auswertungen, Berichten und Planungen
Rechnungserstellung
Terminkoordination
Kalender- und E-Mail-Management
Kundenservice
Angebotserstellung
Auftragsbearbeitung
Transkriptionen
Korrekturlesen
Einkauf- & Beschaffungsmanagement
Datenerfassung, -analyse und –pflege
Reservierungen aller Art
Expertise in der Einführung von Onexma
Vorbereitung und Buchungen von Reisen (inkl. Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen)
Travel-Risk-Management
Entwicklung von Reisestrategien
Reisekostenanalyse
Geschäftsreiseprozess-Optimierung
Backoffice:
  • Terminkoordination
  • Kalender- und E-Mail-Management
  • Kundenservice
  • Angebotserstellung
  • Auftragsbearbeitung
  • Transkriptionen
  • Korrekturlesen
  • Einkauf- & Beschaffungsmanagement
  • Datenerfassung, -analyse und –pflege
  • Reservierungen aller Art
Travel-Management:
  • Expertise in der Einführung von Onexma
  • Vorbereitung und Buchungen von Reisen (inkl. Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen)
  • Travel-Risk-Management
  • Entwicklung von Reisestrategien
  • Reisekostenanalyse
  • Geschäftsreiseprozess-Optimierung
BUCHHALTUNG & CONTROLLING:
  • Vorbereitende und automatisierte Buchhaltung mit Lexoffice oder einem Programm deiner Wahl
  • Rechnungserstellung
  • Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchung sämtlicher Geschäftsfälle
  • Erstellung und Übermittlung von Meldungen an Behörden (z. B. UVAs, ZMs, INTRASTAT)
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
  • Abstimmung und Führung der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung sowie Bank und Kasse
  • Mahnwesen und Überwachung der Zahlungseingänge
  • Planung und Durchführung des Zahlungsverkehrs im In- und Ausland
  • Verwaltung von Vorauszahlungs- und Gewährleistungsbürgschaften
  • Liquiditäts- und Krisenmanagement
  • Erstellung von Kostenplänen, Budgets und Prognosen
  • Prozess- und Schwachstellenanalyse sowie Optimierung
  • Analyse der Unternehmenszahlen in Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit, Weiterentwicklungspotentialen und Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen
  • Schnittstelle zu Finanzämtern, Anwälten, Wirtschafts- und Betriebsprüfern, Steuerberatern, Sozialversicherungen etc.
  • Erstellung von Auswertungen, Berichten und Planungen

Wie läuft unsere gemeinsame Zusammenarbeit ab?

Kennenlerngespräch

Buche gerne ein erstes gemeinsames Gespräch, welches dem gegenseitigen Kennenlernen dient. So kannst du mir deine Wünsche und Ziele genauer erklären.

Briefing

Definiere deinen Tätigkeitsbereich und führe eine Bedarfsanalyse durch. Teile mir gerne alle Aufgaben- und Themenbereiche zusammen, welche du an mich abgeben möchtest. Diese besprechen wir im Nachgang detailliert, ebenso die Kernelemente unserer gemeinsamen Zusammenarbeit.

Angebotserstellung

Auf Basis aller Informationen erstelle ich dir ein auf dich und deine Bedürfnisse sowie Ziele abgestimmtes Angebot. Nach deiner Bestätigung erhältst du per E-Mail die Auftragsbestätigung inklusive dem Dienstleistungs- und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zusammenarbeit

Nach einer Arbeitseinweisung bearbeite ich die vereinbarten Aufgaben mit größter Sorgfalt. Notwendige Unterlagen und Informationen sowie benötigte Berechtigungen lässt du mir am besten vorab zukommen.

Kennenlerngespräch buchenKennenlerngespräch buchen

Du hast Fragen? Ich antworte.

Mit welchen Tools arbeitest du?
Ich arbeite überwiegend mit Lexoffice, Datev, Onexma, diversen Onlinekonto-Banken, ELO, Projectfacts, Commitly und natürlich mit einem Buchhaltungstool deiner Wahl.
Wie viel Vorlaufzeit benötigst du, um mit meiner Arbeit zu starten?
Das können wir ganz individuell festlegen. Auch bei kurzfristigen, dringenden Aufgaben finden wir bestimmt eine gemeinsame Lösung.
Arbeitest du ausschließlich mit Lexoffice?
Als zertifizierter Lexoffice-Coach habe ich Fachkenntnisse über die Funktionen und Möglichkeiten der Nutzung von Lexoffice. Falls du eine andere Buchhaltungssoftware deiner Wahl bevorzugst, ist dies überhaupt kein Problem. Durch meine schnelle Auffassungsgabe kann ich mich im Handumdrehen sicher in neue Programme einarbeiten.
Ist eine Zusammenarbeit mit dir im Background auf Abruf auch möglich?
Möchtest du dein Business weiter im Alleingang managen und trotzdem nicht darauf verzichten, eine Expertin im Hintergrund zu haben, die dich bei offenen Fragen zu Themen wie Buchhaltung, Controlling und Backoffice unterstützt, stehe ich dir auch im Background als Ansprechpartnerin zur Verfügung.
Optimierst und automatisierst du auch Prozesse?
Prozessoptimierung- und automatisierung sind ebenfalls meine Fachgebiete, bei denen ich dich mit meiner Expertise bestens beraten und unterstützen kann. Gemeinsam analysieren wir den Ist-Zustand deines aktuellen Workflows und machen Automatisierungspotenziale ausfindig. Durch die Ausarbeitung eines Automatisierungskonzepts und die Implementierung minimieren wir die Kosten und steigern die Effizienz in deinem Business.
Ich möchte von der analogen Buchhaltung auf ein digitales System wechseln. Kannst du mir bei der Umstellung behilflich sein?
Als zertifizierter Lexoffice-Coach mache ich nicht nur deine Buchhaltung, sondern ich übernehme auch die komplette Umstellung von A-Z, wenn du dich von dem lästigen Papierkram verabschieden und deine Buchhaltung digital führen möchtest.
Wie erfolgt die Kommunikation?
Eine regelmäßige, offene und ehrliche Kommunikation gehören zu meinem Standard. Gerne vereinbaren wir bereits im Voraus Termine, damit ich dich regelmäßig über den aktuellen Stand informiere. Die Kommunikation erfolgt telefonisch, per Mail oder WhatsApp Business.
Wie erfolgt die Kontaktaufnahme?
Vereinbare gerne eine kostenlosen Kennenlerntermin oder sende mir eine unverbindliche Anfrage über das Kontaktformular.
Wie steht es um die Sicherheit meiner Daten?
Ein vertrauensvolles Verhältnis zu dir ist mir sehr wichtig. Gemeinsam mit meiner Datenschutzbeauftragen habe ich ein umfassendes Datenschutzkonzept auf Basis der DSGVO entwickelt. Du erhältst gemeinsam mit der Auftragsbestätigung eine Verschwiegenheitserklärung und die TOMs (technisch organisatorische Maßnahmen).
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