work with me

Deine spürbare Entlastung im Backoffice, sowie in der vorbereitenden Buchhaltung und Zahlenorganisation

Als virtuelle Assistenz unterstütze ich dich bei Backoffice-Aufgaben, vorbereitender Buchhaltung und organisatorischen Prozessen, sodass du dich wieder fokussiert deinem Kerngeschäft widmen und wertvolle Zeit für die wesentlichen Dinge in deinem Leben gewinnen kannst.

Dabei unterstütze ich dich

Vielleicht kommt dir dieses Szenario bekannt vor:

Ein Meeting jagt das nächste. Unangekündigte Telefonate, dein Posteingang quillt über, auf deinem Schreibtisch stapeln sich Aktenordner und du hast keine Kapazitäten für neue Projekte. Die To-Do-Liste wird immer länger, Stress steht an der Tagesordnung, die „Work-Life-Balance“ ist ein Fremdwort für dich. Als Unternehmer:in mit umfassender Verantwortung kennst du diese herausfordernden Situationen, welche nicht nur wertvolle Lebenszeit rauben, sondern langfristig auch deine Gesundheit schädigen können.

Selbstständig zu sein bedeutet nicht, dass du alles selbst tun musst! Ganz im Gegenteil!

"Wer sich dem Notwendigsten widmet, geht überall am sichersten zum Ziel.“

In diesen Bereichen unterstütze ich dich:

Vorbereitende Buchhaltung

Backoffice

Travel-Management

Vorbereitende Buchhaltung mit Lexoffice oder einem System deiner Wahl (nach Vorgaben & ohne Abschlussarbeiten)

Rechnungsprüfung sowie Kontierung und Erfassung von Geschäftsvorfällen nach Vorgaben des Steuerberaters

Vorbereitung und Zusammenstellung von Daten für steuerliche Meldungen
zur Weitergabe an den Steuerberater

Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse durch den Steuerberater

Unterstützung bei der organisatorischen Abstimmung von Debitoren, Kreditoren sowie Bank- und Kassenunterlagen (ohne Abschlussarbeiten)

Unterstützung im Mahnwesen und bei der Überwachung von Zahlungseingängen

Unterstützung bei der Organisation und Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
nach Vorgaben des Auftraggebers

Unterstützung bei der Aufbereitung von Liquiditätsübersichten zur internen Planung (ohne Beratung)

Aufbereitung von Kostenübersichten, Budgets und Prognosegrundlagen

Prozess- und Schwachstellenanalyse sowie Optimierung

Aufbereitung und strukturierte Darstellung von Unternehmenszahlen (ohne steuerliche oder betriebswirtschaftliche Beratung)

Organisatorische Schnittstelle und Zuarbeit für Steuerberater, Behörden und externe Stellen

Erstellung von Auswertungen und Berichten auf Basis vorhandener Daten (ohne Bewertung)

Rechnungserstellung

Terminkoordination

Kalender- und E-Mail-Management

Kundenservice

Angebotserstellung

Auftragsbearbeitung

Transkriptionen

Korrekturlesen

Einkauf- & Beschaffungsmanagement

Datenerfassung, -aufbereitung und -pflege

Reservierungen aller Art

Expertise in der Einführung von Onexma

Vorbereitung und Buchungen von Reisen (inkl. Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen)

Travel-Risk-Management

Entwicklung von Reisestrategien

Reisekostenanalyse

Geschäftsreiseprozess-Optimierung

Backoffice:

Terminkoordination
Kalender- und E-Mail-Management
Kundenservice
Angebotserstellung
Auftragsbearbeitung
Transkriptionen
Korrekturlesen
Einkauf- & Beschaffungsmanagement
Datenerfassung, -analyse und –pflege
Reservierungen aller Art

Travel-Management:

Expertise in der Einführung von Onexma
Vorbereitung und Buchungen von Reisen (inkl. Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen)
Travel-Risk-Management
Entwicklung von Reisestrategien
Reisekostenanalyse
Geschäftsreiseprozess-Optimierung

BUCHHALTUNG & CONTROLLING:

Vorbereitende und automatisierte Buchhaltung mit Lexoffice oder einem Programm deiner Wahl
Rechnungserstellung
Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchung sämtlicher Geschäftsfälle
Erstellung und Übermittlung von Meldungen an Behörden (z. B. UVAs, ZMs, INTRASTAT)
Mitwirkung bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
Abstimmung und Führung der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung sowie Bank und Kasse
Mahnwesen und Überwachung der Zahlungseingänge
Planung und Durchführung des Zahlungsverkehrs im In- und Ausland
Verwaltung von Vorauszahlungs- und Gewährleistungsbürgschaften
Liquiditäts- und Krisenmanagement
Erstellung von Kostenplänen, Budgets und Prognosen
Prozess- und Schwachstellenanalyse sowie Optimierung
Analyse der Unternehmenszahlen in Hinblick auf Wettbewerbsfähigkeit, Weiterentwicklungspotentialen und Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen
Schnittstelle zu Finanzämtern, Anwälten, Wirtschafts- und Betriebsprüfern, Steuerberatern, Sozialversicherungen etc.
Erstellung von Auswertungen, Berichten und Planungen

Katrin Miseré | Ordnungscoach Wien

Anna-Lena hat mir in einer sehr turbulenten Zeit ganz toll mit ihrem Fachwissen unter die Arme gegriffen und einen großen Anteil daran, dass mein - für mich - unüberschaubares Projekt realisiert wurde. Anna-Lenas Begleitung hat nicht nur dafür gesorgt, dass ich überhaupt mein Projekt abschließen konnte, sondern mich auch auf die Sachen konzentrieren konnte, die mir liegen und Spaß machen. Ich kann die Zusammenarbeit mir ihr 100%ig und voller Überzeugung empfehlen.

Dr. Anne Katrin Matyssek

Ich habe kürzlich ein Coaching für Lexoffice bei Anna-Lena gebucht und muss sagen, meine Erwartungen wurden bei weitem übertroffen. Anna-Lena war sehr gut vorbereitet, kompetent und geduldig. Sie nahm sich die Zeit, meine individuellen Bedürfnisse zu verstehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Dank ihrer klaren Erklärungen und bildlichen Beispiele konnte ich das Potenzial von Lexoffice voll ausschöpfen und meine Arbeitsabläufe optimieren. Besonders beeindruckt war ich jedoch vom nachfolgenden Support per E-Mail. Ich fühle mich jetzt sicherer im Umgang mit der Software und bin dankbar für die professionelle Unterstützung, die ich erhalten habe. Ich kann dieses Coaching jedem empfehlen, der seine Kenntnisse in Lexoffice vertiefen möchte.

Klaus Münch | Changeprojekte

Nach 20 Jahren Selbstständigkeit bin ich froh, dass ich die Buchhaltung dank der Hilfe von Anna-Lena selbst machen kann und auf Lexoffice umgestiegen bin. Fehler sind nun bereinigt und dank des flexiblen Modells kann ich selbst buchen und bei Fragen zu Kostenarten oder kurz vor Monatsende die Buchhaltung ihr überlassen. Da sind wir sehr flexibel und es funktioniert wunderbar

Robert Heineke, Ann-Christine Baltrusch | Leaders Media GmbH

Seit dem vergangenen Jahr unterstützt uns Anna-Lena mit ihrer Expertise in den Bereichen Kundensupport und Buchhaltung. Wir können ehrlich sagen, dass sie seit ihrem ersten Tag eine absolute Bereicherung für unser Unternehmen ist. Mit ihrem beeindruckenden Tempo, ihrer Selbstständigkeit und ihrem klaren Fokus auf Lösungen hat sie uns zahllose Male begeistert. Anna-Lena ist nicht nur eine zuverlässige Kraft, die ihre Arbeit präzise erledigt, sondern auch darüber hinaus stets Wege findet, unsere Prozesse zu optimieren und unsere Arbeitsabläufe zu verbessern. Wir sind unendlich dankbar für Anna-Lenas hervorragende Arbeit und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit. Vielen Dank!

Alexandra Lohr | Bewusst wirken

Anna-Lena hat als meine Wunschassistenz im Backoffice und in der vorbereitenden Buchhaltung herausragende Arbeit geleistet. Sie ist äußerst zuverlässig, organisiert und arbeitet effizient. Ihre hohe Genauigkeit und Zahlenaffinität haben zu einer verbesserten Effizienz und Genauigkeit in der Buchhaltung beigetragen. Sie ist eine ausgezeichnete Teamplayerin. Insgesamt kann ich sie wärmstens empfehlen.

Bernd Kreidl | Agentur LMV

Die Zusammenarbeit mit Anna-Lena bringt mir sehr viel Entlastung. Durch ihre Ideen und lösungsorientierte Arbeitsweise konnte ich bereits einige Prozesse optimieren. Es bedarf gar nicht vieler Worte und sie weiß sofort, wie sie das Problem erfolgreich gelöst bekommt.

Carlo Kanngießer | Alpha Persona

Die Zusammenarbeit ist wirklich tip top, wir haben eine offene Kommunikation, sie arbeitet sehr strukturiert und zuverlässig und wir können die Anna absolut weiterempfehlen. Sie macht eine tolle Arbeit.

Jasmin Yetkin | Hundehilfe Frankenwald

Anna-Lena setzt nicht nur stupide das um, was von ihr verlangt wird, sondern sie bringt eigene Ideen und Vorschläge mit ein, weil sie das große Ganze versteht. Um Sonderwünsche wird sich liebevoll gekümmert. Die Ausführung verlief stets schnell und unkompliziert, sodass ich wirklich begeistert bin. Anna-Lena zeichnet sich zudem durch ihre authentische Herangehensweise aus und erledigt ihre Aufgaben mit großer Hingabe.

Wie läuft unsere gemeinsame Zusammenarbeit ab?

Kennenlerngespräch

Buche gerne ein erstes gemeinsames Gespräch, welches dem gegenseitigen Kennenlernen dient. So kannst du mir deine Wünsche und Ziele genauer erklären.

Briefing

Definiere deinen Tätigkeitsbereich und führe eine Bedarfsanalyse durch. Teile mir gerne alle Aufgaben- und Themenbereiche zusammen, welche du an mich abgeben möchtest. Diese besprechen wir im Nachgang detailliert, ebenso die Kernelemente unserer gemeinsamen Zusammenarbeit.

Angebotserstellung

Auf Basis aller Informationen erstelle ich dir ein auf dich und deine Bedürfnisse sowie Ziele abgestimmtes Angebot. Nach deiner Bestätigung erhältst du per E-Mail die Auftragsbestätigung inklusive dem Dienstleistungs- und Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zusammenarbeit

Nach einer Arbeitseinweisung bearbeite ich die vereinbarten Aufgaben mit größter Sorgfalt. Notwendige Unterlagen und Informationen sowie benötigte Berechtigungen lässt du mir am besten vorab zukommen.

Kennenlerngespräch buchen Kennenlerngespräch buchen

Und um deine Geschäftsziele effektiv zu erreichen, komme ich als deine virtuelle Assistentin ins Spiel!

Unternehmerisches Verständnis

Als Unternehmerin weiß ich um die wesentliche Kernaspekte und Strukturen eines Unternehmens, weshalb mir deine strategischen und operativen Herausforderungen sehr bewusst sind und ich hochmotiviert bin, nur die besten Ergebnisse an meine Kunden:innen zu liefern.

Meine Expertise – Dein Mehrwert

Als deine virtuelle Assistentin bringe ich kreative und produktive Ideen mit ein, um dein Business auf allen Ebenen zu pushen. Mit deinem Fachwissen und meiner Expertise schaffen wir neue Strukturen und Prozesse für dein Unternehmen. Ich entlaste dich dort, wo du es brauchst. Mit größter Sorgfalt und Motivation erledige ich die Tätigkeiten, denn: Qualität zahlt sich aus.

Umsätze steigern

Durch meine Unterstützung sparst du nicht nur Kosten, sondern gewinnst neben wertvoller Zeit auch noch mehr Geld. Wie das? Ich nehme dir zeitaufwändige Aufgaben ab, welche deinen Arbeitsflow bremsen. Durch mehr Ausgeglichenheit, freie Zeitfenster für deine Kernaufgabe und dies spiegelt sich wiederum in deinen Umsatzzahlen wider.

Mehr Flexibilität

Der Einsatz erfolgt nach Bedarf, bspw. bezogen auf ein von dir präferiertes Projekt, Vertretung für Notfälle oder auf Stundenbasis. Der Einsatz kann flexibel erfolgen, was kurzfristige Projektentlastung ermöglicht, welche gerne in eine langfristige Zusammenarbeit fließen kann.

Unternehmerisches Verständnis

Du hast Fragen? Ich antworte.

Mit welchen Tools arbeitest du?

Ich arbeite überwiegend mit Lexoffice, Datev, Onexma, diversen Onlinekonto-Banken, ELO, Projectfacts, Commitly und natürlich mit einem Buchhaltungstool deiner Wahl.

Wie viel Vorlaufzeit benötigst du, um mit meiner Arbeit zu starten?

Das können wir ganz individuell festlegen. Auch bei kurzfristigen, dringenden Aufgaben finden wir bestimmt eine gemeinsame Lösung.

Arbeitest du ausschließlich mit Lexoffice?

Als zertifizierter Lexoffice-Coach habe ich Fachkenntnisse über die Funktionen und Möglichkeiten der Nutzung von Lexoffice. Falls du eine andere Buchhaltungssoftware deiner Wahl bevorzugst, ist dies überhaupt kein Problem. Durch meine schnelle Auffassungsgabe kann ich mich im Handumdrehen sicher in neue Programme einarbeiten.

Ist eine Zusammenarbeit mit dir im Background auf Abruf auch möglich?

Möchtest du dein Business weiterhin im Alleingang führen und dennoch auf strukturierte Unterstützung im Hintergrund nicht verzichten, stehe ich dir als virtuelle Assistenz zur Seite. Ich unterstütze dich bei Backoffice-Aufgaben, vorbereitender Buchhaltung und organisatorischen Prozessen und bin deine Ansprechpartnerin für Abläufe, Struktur und technische Umsetzung – ohne steuerliche Beratung oder Abschlusstätigkeiten.

Optimierst und automatisierst du auch Prozesse?

Prozessoptimierung und Automatisierung gehören ebenfalls zu meinem Leistungsbereich. Ich unterstütze dich bei der Analyse bestehender Arbeitsabläufe, der Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungspotenzialen sowie bei der technischen Umsetzung geeigneter Lösungen. Ziel ist es, Prozesse effizienter zu gestalten, manuelle Aufwände zu reduzieren und klare, skalierbare Strukturen in deinem Business zu schaffen

Ich möchte von der analogen Buchhaltung auf ein digitales System wechseln. Kannst du mir bei der Umstellung behilflich sein?

Ja, dabei kann ich dich unterstützen. :) Als zertifizierte Lexoffice-Coach begleite ich dich bei der technischen Umstellung von analogen auf digitale Buchhaltungsprozesse. Ich unterstütze dich bei der Systemeinrichtung, Belegstrukturierung und Datenübernahme, sodass deine Unterlagen sauber vorbereitet für dich und deinen Steuerberater zur Verfügung stehen.

Wie erfolgt die Kommunikation?

Eine regelmäßige, offene und ehrliche Kommunikation gehören zu meinem Standard. Gerne vereinbaren wir bereits im Voraus Termine, damit ich dich regelmäßig über den aktuellen Stand informiere. Die Kommunikation erfolgt telefonisch, per Mail oder WhatsApp Business.

Wie erfolgt die Kontaktaufnahme?

Vereinbare gerne eine kostenlosen Kennenlerntermin oder sende mir eine unverbindliche Anfrage über das Kontaktformular.

Wie steht es um die Sicherheit meiner Daten?

Ein vertrauensvolles Verhältnis zu dir ist mir sehr wichtig. Gemeinsam mit meiner Datenschutzbeauftragen habe ich ein umfassendes Datenschutzkonzept auf Basis der DSGVO entwickelt. Du erhältst gemeinsam mit der Auftragsbestätigung eine Verschwiegenheitserklärung und die TOMs (technisch organisatorische Maßnahmen).